Работаю без должностных инструкций Так можно

Работаю без должностных инструкций. Так можно?

В трудовом законодательстве нет статьи, которая обязывает писать должностные инструкции для сотрудников. Они нужны только госорганам, частным охранникам, врачам и фармацевтам. Все остальные могут работать без инструкций.

В них указывают список задач сотрудников, которые уже есть в трудовом договоре, но инструкции помогут распределить задачи и пригодятся в суде.

Инструкции помогают уволить сотрудника

Должностные инструкции — это не просто перечисление обязанностей сотрудника. Обычно в них пишут:

  • какой опыт, образование, курсы переподготовки должны быть у человека, чтобы работать на этой должности;
  • какие обязанности, объем работы;
  • как отвечает за ошибки в работе или если не соблюдает приказы руководителей.

Поэтому инструкции выручают, если возникает спор между работодателем и сотрудником. Если компания хочет уволить человека за плохую работу, она должна обосновать, что сотрудник не справляется.

Если сотрудник пойдет в суд, инструкция докажет, что человек не соответствовал должности.

В Мещанский суд Москвы обратился бывший сотрудник страховой компании. Он требовал признать увольнение незаконным и выплатить ему зарплату за время вынужденного отсутствия и моральную компенсацию.

Суд в иске отказал. Обосновал решение так: сотрудник не выполнял обязанности, которые были прописаны в должностной инструкции. Поэтому работодатель имел законное право его уволить.

Сотрудник подал апелляцию, но и во второй раз суд был на стороне работодателя.

Еще инструкции помогают распределить работу между сотрудниками с похожими обязанностями.

В офисе работают два секретаря. Чтобы понимать, кто что делает, в одной инструкции пишем «принимает звонки и наливает кофе посетителям»; в другой — «отвечает за документы». Если второй секретарь потеряет документы, выговор сделают ему, а не всем.

Инструкциями могут пользоваться новички на испытательном сроке: они помогут быстрее понять, чем заниматься и к кому обращаться.

Что писать в инструкции

Стандартной формы инструкции нет, поэтому каждый делает как нравится. Роструд советует оформлять инструкцию приложением к трудовому договору или отдельным документом.

Инструкция может выглядеть как угодно, например вот так:

Если не хотите составлять инструкцию, можно скачать готовую с Гаранта. Три дня — бесплатно

Документ составляют для должности, а не для конкретного человека. Если сотрудник уволится, новый человек сможет работать по той же инструкции.

Обычно документ состоит из четырех разделов:

Раздел инструкции
Что писать

Как назначают и как увольняют. Например, приказом руководителя

Есть ли подчиненные, кто они

Кто будет замещать во время отпуска

На основе каких документов будет работать сотрудник. Обычно пишут: на основе законодательства России, приказов руководителей, должностной инструкции и других документов компании

Категорию: руководитель, специалист, стажер. Если специалистов много, можно писать «старший», «младший»

Какие обязанности у сотрудника. Кто и что должен делать можно посмотреть в общероссийском классификаторе знаний или в едином квалификационном справочнике. Если нужной должности нет, можно переписать с похожей.

Справочники выручают, но лучше писать, какие задачи есть именно в вашей компании

Знакомиться с документами компании, которые нужны для работы

Обращаться к руководителю и в другие отделы

Требовать от руководителя содействия, если нужно для работы

Здесь пишут об ответственности, если сотрудник не будет соблюдать трудовую инструкцию и приказы руководителей

О материальной ответственности тоже пишут в этом разделе

Готовую инструкцию должен утвердить руководитель, даже если составлял ее сам. Для этого он пишет приказ: «Приказываю утвердить должностную инструкцию главного механика с 15 апреля 2019 года».

Чтобы не возиться с приказами, можно прямо в инструкции сделать отдельный пункт:

Утверждаю. Генеральный директор ООО «Лосось» Иванов Л. В. Подпись, дата.

После этого можно подписывать инструкцию. Дополнительно ее могут подписать главный бухгалтер и юрист.

Уведомить сотрудника

Инструкцию подписывают в двух экземплярах, один остается у сотрудника. Если сотрудник расписался, это значит, он принял условия и будет работать по ним.

Если в компании работают 200 человек или хочется бюрократического кутежа, можно еще завести журнал учета инструкций и по нему следить, кто расписался.

Подписывать инструкции лучше при оформлении на работу, а если компания раньше их не использовала, — сразу после составления. По моему опыту, лучше проговорить с сотрудником, зачем нужна инструкция и что значит каждый пункт.

Источник

Сборник должностных инструкций

В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).

Для каких целей используется

Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.

Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):

  • обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
  • объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
  • распределить трудовые функции между работниками;
  • временно перевести работника на другую работу;
  • оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Содержание должностной инструкции

Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.

Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.

Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.

Общие положения

В этом разделе, как правило, указывается:

  • к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
  • какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
  • какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.

Задачи и функции

Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.

Обязанности

Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.

Права

В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.

Ответственность

Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.

Взаимоотношения

В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.

Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.

Обязательные реквизиты

Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:

  • гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
  • наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
  • подпись руководителя;
  • ФИО руководителя;
  • дата утверждения.

Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).

Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:

  • разработчик инструкции;
  • работник кадровой службы;
  • работник юридической службы;
  • непосредственный начальник работника.

С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Как внести изменения в должностную инструкцию

Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.

Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.

В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.

В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).

Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.

В каких случаях должностная инструкция обязательна

Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).

Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).

Сборник должностных инструкций

На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.

Источник

Правовая природа должностной инструкции и её место среди документов компании

На данный момент юристы не придают особого значения факту существования или же наоборот отсутствия должностных инструкций в компании. В лучшем варианте развитии событий, должностные инструкции разрабатываются и утверждаются отделом персонала без участия специалистов юридического, соответственно в худшем случае должностные инструкции просто отсутствуют. Такие факты представляются крайне негативными, так как были порождены поверхностным знакомством с правовой природой этого документа.

Начнём наши изыскания по поводу правовой природы понятия «должностная инструкция» естественно с вопроса, что же такое должностная инструкция. К сожалению, ни российское трудовое законодательство, в частности, например статья 8 Трудового кодекса Российской Федерации «Локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права», ни разъяснения и письма Роструда не дают нам определения «должностная инструкция». Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»: «Несмотря на то, что в Трудовом кодексе не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности».

Что такое «должностная инструкция» и с чем её едят

Основываясь на современной российской практике, можно сделать вывод, что должностная инструкция- это локальный акт организации/работодателя, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им трудовой функции в определенной должности, который утверждаться как самостоятельный документ или же входить в состав другого документа (например, трудового договора).

Как видно из определения, мы отнесли должностную инструкцию к локальным нормативным актам, но не все единодушны в этом порыве. Бытует мнение, что должностная инструкция это акт применения норм трудового права.

Встает вопрос о разграничении актов применения норм трудового права от локальных нормативных актов.

Черты сходства

-издаются на основе общих норм права, в частности трудового; и приказ об увольнении и должностная инструкция издаются на основании норм Трудового кодекса Российской Федерации;

-издаются одними и теми же субъектами; приказ об увольнении и должностную инструкцию утверждает администрация работодателя, зачастую Генеральный директор.

-издание указанных видов актов в большинстве случаев облекается в одну форму- приказ; должностная инструкция так же утверждается и вводится в действие приказом.

Черты различия

-адресат. Локальные нормативные акты распространяются на персонально неопределенный круг лиц (должностная инструкция распространяет свое действие и на одного сотрудника, и на пятнадцати сразу в зависимости от того, какое количество штатных единиц на данный момент в организации согласно штатному расписанию занимают соответствующую должность, ведь она составляется по каждой штатной должности организации, носит обезличенный характер), акты применения норм трудового права, как правило, индивидуально конкретны, адресованы определенным лицам (приказ об увольнении распространяет свое действие на одного конкретного сотрудника, не обезличенного, а с определенными «реквизитами» ФИО, табельный номер, должность и т.п.).

— время действия. Локальные нормативные акты характеризуются неоднократностью их использования, то есть их положения начинают действовать всякий раз, когда жизненная ситуация будет повторяться и соответствовать условиям гипотезы нормы; акты применения права имеют разовый характер, они рассчитаны лишь на данные фактические обстоятельства.

-цель издания. Создание и изменение локальных нормативных актов приводит к появлению новых норм права, которые основываются на общих нормах и не должны им противоречить (статья 8 Трудового кодекса Российской Федерации содержит указание на то, что локальные нормативные акты не должны ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством). Акты применения норм трудового права приводят не к появлению норм, а к возникновению, изменению или прекращению прав и обязанностей работников.

Руководствуясь вышеизложенными чертами сходства и различий, должностные инструкции следует отнести к локальным нормативным актам.

Место должностной инструкции в иерархии локальных нормативных актов

Теперь, когда мы убедились, что по своей правовой природе должностная инструкция является локальным нормативным актом. Следующим нашим шагом будет создание классификации нормативных актов работодателя по критерию обязательности:

1). Обязательные- то есть те, при отсутствии которых инспектор Государственной инспекции труда города Москвы будет вынужден зафиксировать нарушения законодательства вашей организацией. Например: штатное расписание (ст. 57 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190 ТК РФ), график отпусков (ст. 123 ТК РФ), положение о персональных данных работников (ст. 86 ТК РФ) и т.д.

2). Иные, их можно также назвать рекомендательными, которые работодатель может принимать для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками. Например: положение о персонале, положение о юридическом отделе и естественно, должностная инструкция.

Безответственное отношение к должностным инструкциям: чем грозит

Вот здесь мы и подошли к «треугольному камню». Должностная инструкция по своей сути сложный в составлении документ, который должен отвечать определенным требования (не быть формальным, четко регламентировать трудовые функции и т.п.) и для его создания специалисту по персоналу и юристу компании придется выполнить ряд этапов и потратить не один рабочий час. Спрашивается зачем, если этот документ необязательный ?

Обратимся к письму от 09.08.2007 № 3042-6-0, где чиновники Роструда разъяснили, что отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет ответственности, однако может привести к негативным последствиям для работодателя и работника. Какие же последствия ждут работодателя?

Отсутствие должностной инструкции может привести к тому, что юрист, как представитель работодателя не сможет:

— обоснованно отказать соискателю в приеме на работу;

— уволить сотрудника по целому ряду оснований, например, на основании пункта 10 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации однократного грубого нарушения руководителем организации (филиала, представительства), его заместителями своих трудовых обязанностей;

— расторгнуть трудовой договор с работником при неудовлетворительном результате испытания (статья 71 Трудового кодекса Российской Федерации), то есть не сможет объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

— найти законные основания для временно перевода работника на другую работу;

— привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за невыполнение возложенных на него трудовых обязанностей;

— иметь на судебном заседании достаточные доказательства правоты работодателя. В суде, наряду с приказами о приеме на работу и увольнении, трудовым договором, и иными документами, должностная инструкция может занять центрально место в деле о незаконном увольнении или любом ином. Во многих случаях должностная инструкция является важным аргументом при предотвращении либо взаимовыгодном разрешении трудовых споров, все судебного порядка.

Пока мы только перечислили возможные правовые риски, которые возможны в случае отсутствия должностной инструкции, но кадровые задачи, а соответственно и риски более обширны и разнообразны. Например, должностная инструкция даст возможность сотрудникам отдела персонала, а также руководителям структурных подразделений, например, начальнику юридического отдела:

— получить четкое представление о трудовой функции каждого сотрудника юридического отдела;

— грамотно распределять трудовую нагрузку на работников, избегая ее дисбаланса или дублирования;

— определять необходимую квалификацию всех членов юридического отдела от курьера до старшего юриста и начальника юридического отдела;

-повышение эффективности трудовой деятельности и ответственности сотрудников; грамотно составленная должностная инструкция поможет работнику наиболее качественно и эффективно справляться со своими обязанностями.

Даже для бухгалтерии должностная инструкция может выполнять ряд задач. Например, поможет обосновать бухгалтеру некоторые расходы на деятельность персонала: на аутстаффинг (аренду персонала), доказать факт использования личного автотранспорта сотрудников в производственных целях, обоснованность использования мобильных телефонов в производственных целях и многое другое. Квалифицированный HR-менеджер сможет назвать ещё большое количество второстепенных задач должностной инструкции.

Таким образом, формировать ли у себя в компании банк должностных инструкций и при помощи его суметь решить ряд сложных и ответственных задач или же не использовать в реальной жизни такой инструмент- это тема для размышлений для каждого юриста компании.

Из вышесказанного следует, что должностная инструкция- это важный и весьма полезный элемент регламентации труда; чем больше сил и времени вы потратите на разработку регламентирующей документации, тем меньше промахов и юридических конфликтов ждут вас в будущем.

независимый эксперт-исследователь Зудина Анастасия Николаевна

Источник



HR-СТАТЬИ

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным п.п. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Таким образом, должностная инструкция, является организационным документом и создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Справка эксперта

Единый нормативный подход

При установлении трудовых функций руководителей, специалистов и служащих работодатели руководствуются общеотраслевым Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) и его отраслевыми выпусками В зависимости от содержания они бывают трех видов:

  • Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (общеотраслевой выпуск);
  • Квалификационный справочник должностей служащих общепромышленного характера (единый для всех отраслей промышленности);
  • Отраслевые выпуски Квалификационного справочника должностей служащих (включающие в себя характеристики должностей, специфических для той или иной отрасли экономики).

Правила разработки

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы. Инструкция согласовывается с работниками кадровой и юридической службы.

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Требования к оформлению

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Все требования к Должностной инструкции закреплены в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Содержание документа

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям, предусмотренным ЕКС, и состоит из следующих разделов:

1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник. Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Третий раздел – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание! С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника, проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Ознакомление работника с документом

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. В некоторых случаях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00). В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Источник

Должностные инструкции: Что? Как? Зачем?

Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит. Поэтому чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.

Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.

Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Как написать должностную инструкцию

Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.

Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.

Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.

В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.

В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.

Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:

1. Общие положения:

— точное и полное наименование должности работника;

— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;

— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;

— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);

— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).

2. Основные задачи:

— задачи, выполнение которых возлагается на работника;

— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.

3. Права:

— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.

4. Ответственность:

— ответственность работника за невыполнение обязанностей;

— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.

5. Требования к работнику:

— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.

Зачем нужна должностная инструкция

Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.

Ведь должностная инструкция — это:

  • основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
  • важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
  • эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
  • документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.

Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.

Источник

Adblock
detector